Основы организационного проектирования

Организационное проектирование – начальный этап создания организации, а также целенаправленный процесс ее постоянного совершенствования.

Организационное проектирование включает в себя определение будущей организационной структуры, системы управления, системы коммуникаций, производственных, административных, коммерческих и иных процессов и процедур.

В основе организационного проектирования лежит стремление менеджмента обеспечить соответствие структуры и функций организации поставленным стратегическим целям.

Эффективное организационное проектирование базируется на синергетическом подходе к объединению различных организационных элементов (подразделений, форм принятия решений, коммуникационных потоков и т.п.) в единую организационную систему.

В основе такого подхода лежит представление о синергетическом эффекте как ожидаемом приросте эффективности проектируемой организационной системы или появлении у нее новых системных свойств за счет рационального подбора и интеграции частей.

Элементы организационной структуры должны формироваться и объединяться таким образом, чтобы достигались внутренняя гармония и фундаментальное соответствие структуры и текущей ситуации: размеру организации, ее возрасту, типу внешней среды, используемым технологиям и т.д.

Ключевым понятием организационного проектирования является обоснованная модель организации – идеальный образ, максимально полно и точно отвечающий всем требованиям, предъявляемым к организационной структуре, другим элементам внутренней среды организации, а также характеру ее взаимодействия с внешним окружением.

Модель (лат. modulus – мера, аналог, образец) – это упрощенное, идеальное представление о реальном объекте или процессе, удобное для последующего изучения и построения реального объекта или процесса.

Как правило, создавая организационную модель, разработчики стремятся воплотить в ней набор характеристик, максимально полно описывающих идеальную организацию с точки зрения всех системных законов:

• необходимого разнообразия (сложности) системы управления;
• синергии;
• возможности самосохранения за счет баланса между стабильностью и развитием;
• обеспечения системной упорядоченности на основе идеальной информированности (минимума информационной энтропии) и т.п.

Не менее важным является стремление проектировщика обеспечить высокую степень устойчивости и управляемости организационной системы в широком диапазоне условий функционирования организации.

При этом большое значение имеет выбор оптимального соотношения между централизацией и децентрализацией властных функций в организации, определяющего наряду с другими факторами эффективность управления.

Разумеется, являясь идеальным образом будущей организационной структуры, модель далеко не всегда может быть воплощена на практике в реальную организацию. Тем не менее формирование на начальных этапах организационного проектирования такого идеального описания будущей организации помогает разработчикам учесть как можно больше требований и условий.

Организационное проектирование, как творческий процесс, представляет собой совокупность взаимосвязанных этапов:

• предпроектные исследования;
• техническое проектирование;
• рабочее проектирование.

На предпроектном этапе проводятся прикладные исследования, осуществляется анализ возможных методов проектирования, подготавливаются необходимые исходные данные, проводятся расчеты потребности в ресурсах, определяется состав исполнителей, составляется техническое задание.

На этапе технического проектирования обосновывается окончательный комплекс организационных инноваций, предусматриваемых в проектируемой или оптимизируемой организационной системе, т.е. формируется модель будущей организации.

В ходе рабочего проектирования создается комплект рабочей документации. Завершается проектирование проведением экспертизы организационного проекта.

Задание на разработку организационного проекта компании должно включать:

• характеристику предприятия, подготавливаемую заказчиком на основе специального опросника;
• динамику показателей производственно-хозяйственной деятельности;
• описание структуры аппарата управления;
• описание квалификационного состава предприятия и текучести кадров;
• обоснование необходимости совершенствования системы управления (расширение компании, снижение эффективности работы, отставание от конкурентов, ухудшение репутации и др.);
• требования (пожелания) заказчика;
• сроки разработки организационного проекта.

При всем многообразии аспектов организационного проектирования центральной задачей этого процесса является разработка и совершенствование организационной структуры в широком смысле и структуры управления (системы менеджмента) в частности.

Проектирование организационной структуры основывается на следующих принципах:

• адекватности организационной структуры основным целям организации и условиям ее функционирования;
• оптимальности и экономичности системы управления;
• высокой согласованности деятельности всех структурных подразделений;
• адаптивности организационной структуры – способности к быстрым изменениям в ответ на изменения условий работы.

По мнению Р. Данкана, структура организации выполняет две основные функции. Во-первых, она обеспечивает обмен информацией внутри организации для снижения уровня неопределенности при разработке управленческих решений.

При высоком уровне информационной неопределенности (когда потребность в качественной информации крайне высока) организационная структура должна быть достаточно гибкой для того, чтобы не препятствовать получению менеджментом необходимой информации.

Второй функцией организационной структуры является обеспечение эффективной координации и интеграции. Важность интеграции возрастает с увеличением взаимозависимости подразделений организации.

По мнению Р. Дафта, в определении организационной структуры ключевыми являются следующие положения:

1. Организационная структура отражает формальные отношения отчетности, уровни иерархии и сферу контроля руководства.
2. Организационная структура определяет условия для эффективной коммуникации, координации и интеграции усилий всех подразделений.
3. Организационная структура отражает объединение частей (индивидов и подразделений) в целостную систему.

Эти три элемента организационной структуры отражают принципы “вертикального” и “горизонтального” построения. Первые два элемента задают иерархию по вертикали, третий указывает на горизонтальное взаимодействие подразделений организации.

Вертикальные связи в основном предназначены для осуществления контрольно-отчетных функций, горизонтальные обеспечивают координацию и сотрудничество.

Особенности организационных структур и их соответствие заданным условиям в данной главе будут излагаться на основе методологии Г. Минцберга.

Предложенный Г. Минцбергом еще в 1970-х гг. подход к принципам построения, раскрытию сущности и содержания организационных структур приобрел широчайшее признание в мировом научном сообществе и популярность в профессиональных кругах.

Он представляет собой наиболее глубокую и вместе с тем простую для понимания и практического применения концепцию построения и видоизменения организационных структур.