Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Цель ревизии расчетов с подотчетными лицами заключается в определении правомерности и эффективности использования средств федерального бюджета при расчетах с подотчетными лицами.

Приведем перечень основных законодательных и нормативных актов, используемых в учете расчетов с подотчетными лицами и являющихся источниками информации при ревизии:

1. Трудовой кодекс РФ;
2. Указ Президента РФ от 18 июля 2005 г. N 813 “О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих”;
3. Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт”;
4. Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812 “О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета”;
5. Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета”;
6. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки”;
7. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 июля 2013 г. N 65н “Об утверждении указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации”;
8. План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкция по его применению. Приказ Министерства финансов РФ от 16 декабря 2010 г. N 174н;
9. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. N 52н “Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению”;
10. размеры выплаты суточных при краткосрочных командировках и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран, утвержденные Приказом Министерства финансов России от 2 августа 2004 г. N 64н;
11. Приказ Минфина России от 28 декабря 2010 г. N 191н “Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации”;
12. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49;
13. Указание Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У “О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя”.

Источниками ревизии расчетов с подотчетными лицами служат первичная документация типовой формы и регистры аналитического и синтетического учета, а также отчетность учреждения.

К ним относятся, в частности:

• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
• приказ о направлении сотрудника (сотрудников) в командировку;
• командировочное удостоверение;
• ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет;
• путевой лист;
• авансовый отчет;
• журнал по расчетам с подотчетными лицами;
• Карточка учета средств и расчетов;
• Главная книга.

Подотчетные лица – это работники учреждения, получившие денежные средства в виде аванса на командировочные и другие целевые расходы. Денежные средства, выданные под отчет, расходуются строго по назначению.

Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам ведется на счете 208.00 “Расчеты с подотчетными лицами” в разрезе аналитических счетов.

Под отчет денежные средства выдаются:

• на операционные и хозяйственные расходы;
• на командировочные расходы;
• на представительские расходы.